Dankzij Microsoft 365 maakt de moderne werkplek een enorme efficiëntieslag. Dus, waarom zouden medewerkers blijven mailen en bijlagen heen en weer sturen? Met bestanden die bestaan in vijf versies? Liever samenwerken in één systeem, zodat voor iedereen duidelijk is ‘waar we ook alweer waren’.
"Als bedrijven Microsoft 365 vooral gebruiken als een verpakking rond oud gedrag blijft de echte potentie onbenut. De oplossingen zijn niet bedoeld om e-mail efficiënter te maken, maar om minder te mailen en meer te samenwerken, ook op afstand.”
Wessel Warmerdam - IT-specialist
Geen zorgen over je systemen, wij grijpen in nog voordat jij iets merkt of merkt.
IT-onderhoud is bij ons in goede handen, zodat jouw systemen veilig en up-to-date blijven.
IT-onderhoud zonder zorgen – altijd veilig, up-to-date en onder controle.
Heldere afspraken en flexibele IT-contracten, altijd inclusief 15 minuten gratis support bij elk verzoek.
Bij veel MKB-bedrijven betekent ‘samenwerken’:
Dat kan slimmer, dankzij de moderne werkplek met Microsoft 365. Vooral als teams groter worden, medewerkers hybride werken of projecten sneller lopen ontstaat er frictie. Niet omdat mensen niet willen samenwerken, maar omdat het traditionele systeem er niet voor gemaakt is.
Microsoft 365 laat medewerkers samenwerken in een gedeelde omgeving, in plaats van in hun persoonlijke inboxen. Er ontstaat een moderne werkplek, waarbij geografische afstand niet meer bestaat. Dat klinkt misschien vaag, maar wordt duidelijk wie kijkt naar een aantal onderdelen:
Outlook keert dan weer terug naar waar het sterk in is: communicatie, in plaats van samenwerking.
Wie de moderne werkplek met Microsoft 365 gebruikt zal ook merken dat Teams tot veel meer in staat is dan chatten en videobellen. Het klopt dat het in de basis een tool is voor een chat met videovergaderen. Maar, wie het volledige potentieel benut merkt dat het de start van samenwerken kan zijn.
Een Team is namelijk gekoppeld aan een SharePoint-site voor bestanden, een gedeelde agenda en mailbox en de taken, notities en apps die relevant zijn. Dat betekent dat alles wat bij een project, klant of afdeling hoort op één plek samenkomt. Niet verspreid over mailboxen, mappen en verschillende medewerkers.
Wie Teams van Microsoft goed gebruikt kan gesprekken bij het onderwerp houden en bestanden bespreken waar die staan opgeslagen. In de praktijk voorkomt het vooral veel CC-mails. Dat vermindert ruis, terwijl er meer context bij komt.
De moderne werkplek met Microsoft 365 gebruikt SharePoint als de onzichtbare ruggengraat. Het is een van de meest onderschatte onderdelen van de software. Dat is jammer, omdat het de basis vormt voor de moderne manier van samenwerken.
E-mail is persoonlijk, terwijl SharePoint juist collectief is. Zelfs OneDrive is individueel, dus biedt niet de gedeelde mogelijkheden van SharePoint. Dat is namelijk de plek waar één waarheid bestaat. Met logische mappen per team, project of proces. En versiebeheer dat automatisch werkt, waardoor steeds voor iedereen duidelijk is met welke versie er gewerkt wordt.
Uiteindelijk maakt Microsoft 365 voor de moderne werkplek het makkelijker om samen te werken. Het is niet nodig om steeds te zenden, te ontvangen en dan weer te zenden. In plaats daarvan zijn er mogelijkheden om samen aan de slag te gaan, zelfs op grote afstand van elkaar. Dat vermindert mailverkeer, maakt snellere besluitvorming mogelijk en voorkomt fouten door versieconflicten.
Daarom helpen we organisaties graag met zowel het instellen van de moderne werkplek als het benutten daarvan. In de praktijk blijkt nog vaak dat veel van het potentieel blijft liggen. Jammer, omdat de technologie er klaar voor is. En organisaties die ermee werken niet meer anders willen, omdat ze dagelijks de voordelen ervaren.
