Bij een overstap komt vaak meer kijken dan je vooraf denkt: het overdragen van gegevens, het controleren van contracten en het informeren van medewerkers. We zetten zes praktische stappen op een rij om je te helpen bij een soepele overstap.
Welke hardware, programma’s en verbindingen gebruikt je bedrijf? Maak een overzicht van:
Wat verwacht je van je nieuwe IT-partner? Worden problemen bij je huidige leverancier te langzaam opgelost, mis je een vast aanspreekpunt of wil je dat er meer wordt meegedacht over de toekomst van je bedrijf?
Kijk niet alleen naar wat er technisch beter kan, maar ook naar de samenwerking. Denk aan een vaste contactpersoon die jouw bedrijf kent, korte lijnen wanneer er iets speelt en een IT-partner die zelf met verbeteringen komt. Ook kan het prettig zijn om alle IT-zaken bij één partij onder te brengen, zodat je niet steeds met verschillende leveranciers hoeft te schakelen.
Controleer bij je huidige leveranciers de contractduur, opzegtermijnen, licenties en eventuele overdrachtskosten. Controleer ook welke diensten aan elkaar gekoppeld zijn. Het opzeggen van één contract kan gevolgen hebben voor andere diensten.
Stem eerst met je nieuwe IT-partner af wanneer de nieuwe omgeving klaarstaat en wie de opzegging regelt. Zo voorkom je dat bijvoorbeeld je e-mail of telefonie stopt voordat de overstap is afgerond.
Bespreek met je nieuwe IT-partner welke gegevens overgezet moeten worden, wie dat regelt en hoe je controleert of alles goed is overgekomen. Maak ook afspraken over de overdracht van beheerrechten, zodat je nieuwe IT-partner toegang krijgt tot de systemen die beheerd moeten worden.
Controleer of er een recente back-up beschikbaar is en of je deze ook daadwerkelijk kunt terugzetten. Spreek af hoelang de oude omgeving beschikbaar blijft en wanneer oude toegangsrechten worden ingetrokken. Test daarnaast of belangrijke programma’s en koppelingen na de overstap goed werken.
Kijk samen met je IT-partner naar een geschikt moment, bijvoorbeeld buiten belangrijke deadlines of piekdrukte om. Bespreek welke werkzaamheden tijdelijk niet mogelijk zijn en hoe eventuele onderbrekingen zo veel mogelijk beperkt kunnen worden. Plan ook voldoende tijd in om alles te testen.
Wijs binnen je bedrijf één of twee vaste contactpersonen aan voor de overstap. Leg vast wie beslissingen neemt en wat er gebeurt als iets niet werkt zoals verwacht. Soms is een stapsgewijze overgang verstandiger dan alles tegelijk overzetten.
Zorg dat je medewerkers goed op de hoogte zijn van wat er verandert en bij wie ze terechtkunnen met vragen. Veranderen er bijvoorbeeld inloggegevens of de manier waarop bestanden worden gedeeld? Geef medewerkers dan vooraf uitleg over hoe dat werkt.
Controleer na de overstap of e-mail, bestanden, telefonie en belangrijke toepassingen goed werken. Maak duidelijk hoe ondersteuning voortaan geregeld is en met wie medewerkers contact kunnen opnemen als ze ergens tegenaan lopen.
Bij PWA begrijpen we dat je meer zoekt dan alleen een partij die je IT beheert. Je wilt een vast aanspreekpunt, iemand die jouw bedrijf kent en met je meedenkt. Daarom begeleiden we je persoonlijk tijdens de overstap en zorgen we dat je ook daarna weet bij wie je terechtkunt.
Benieuwd hoe een overstap naar PWA eruitziet? Neem gerust contact met ons op.
Meer weten?
Wil je meer weten over dit onderwerp? Laat dan een bericht voor ons achter en een van onze adviseurs neemt zo snel mogelijk contact met je op!
Lees ook onze andere blogs
