Zorgeloos op vakantie? 5 IT-tips voor een goede voorbereiding

Stel een helder out-of-office bericht in

Een klassieker, maar nog vaak vergeten. Zet een automatische afwezigheidsmelding aan met daarin:

• Tot wanneer je weg bent
• Wie er bereikbaar is tijdens je afwezigheid
• Eventueel een alternatief e-mailadres of telefoonnummer voor spoedgevallen
• Bonus: zet ook je afwezigheid in je agenda. Zo zien collega’s of klanten direct dat je er niet bent.

Maak je gebruik van Microsoft Outlook? Dan helpen we je weer even herinneren waar de instellingen te vinden.  

Windows

1. Ga naar Bestand
2. Klik op Automatisch antwoorden (Out of Office)
3. Kies Automatische antwoorden verzenden
4. Stel het tijdsbereik in en vul je bericht in voor binnen en buiten je organisatie

MacOS

1. Klik in de menubalk op Extra
2. Kies Automatische antwoorden
3. Vink aan: Verzend automatische antwoorden
4. Vul het bericht in en stel eventueel de datums in

Controleer wie toegang heeft tot systemen

Heb je stagiairs, tijdelijke medewerkers of externe partijen gehad die toegang hadden tot systemen of bestanden? Loop dit even na en trek rechten in waar nodig. Dit is niet alleen veiliger, maar voorkomt ook dat iemand per ongeluk iets wijzigt terwijl jij op het strand ligt. 

En tegelijkertijd kun je controleren of degene die het IT-aanspreekpunt is binnen het bedrijf over voldoende bevoegdheden beschikt om eventuele serviceverzoeken te kunnen behandelen door jouw IT-partner.
 

Pas je telefonie-instellingen aan

Gaat het hele bedrijf dicht? Zorg voor een passende voicemail of boodschap op je telefoniecentrale. Blijven anderen wel bereikbaar? Zorg dan dat jij bent afgemeld op je toestel of dat inkomende gesprekken worden doorgeschakeld. Zo voorkom je dat klanten voor een gesloten lijn komen te staan.
 

Let op je mobiele dataverbruik in het buitenland

Even snel je mail checken op je zakelijke telefoon of laptop? Buiten de EU of zonder goede bundel kan dat flink in de papieren lopen. Controleer van tevoren je databundel, of zet roaming tijdelijk uit om onverwachte kosten te voorkomen.

• Twijfel je over jouw abonnement en/of ingestelde limieten? De leverancier van jouw telefonie-oplossing kan je er ongetwijfeld alles over vertellen. 
   

Laat je digitale werkplek veilig achter

Zorg dat je laptop of computer goed vergrendeld is, log uit van gevoelige programma’s en berg je apparatuur veilig op. Werk je in een gedeelde (flex)ruimte? Laat dan niets onbeheerd achter, ook niet digitaal. Veilig afsluiten is net zo belangrijk als veilig opstarten.

Een goede voorbereiding zorgt voor rust tijdens je vakantie én voorkomt gedoe bij terugkomst. Heb je hulp nodig bij het instellen van afwezigheidsberichten, telefonie of toegangsbeheer? Laat even een bericht achter. Wij laten IT voor je werken. Ook als je op vakantie gaat.