Medewerker uit dienst? Houd hier rekening mee!

U heeft het zich vast nooit gerealiseerd, maar mutaties in uw medewerkersbestand vereist óók de nodige actie vanuit ons. We leggen graag uit hoe dat komt en waar u wellicht rekening mee moet houden.

Licenties opzeggen

Als uw medewerker uit dienst gaat, dan kijken wij samen met u welke licenties er aan zijn/haar account verbonden zijn. De kans is groot dat er een lopende Microsoft 365 licentie is, zodat uw medewerker kan e-mailen en Office-applicaties als Excel en Word kan gebruiken. Maar heeft u ook gedacht aan andere licenties of diensten, zoals een antivirusprogramma, wachtwoordmanager of MFA-tool? En wat dacht u van een (mobiel) telefonieabonnement? En wat doet u met data van de betreffende (ex)medewerker?

Data behouden?

De medewerker gaat uit dienst, maar wat moet er met de data gebeuren? Het emailadres van de medewerker is bekend bij uw klanten en leveranciers, die hier wellicht nog eens (per ongeluk) gebruik van gaan maken. Het is verstandig om dit e-mailadres een bepaalde periode aan te houden en een automatisch antwoord in te stellen. Zo worden de verzenders gelijk op de hoogte gesteld van de uitdiensttreding. 

De medewerker kan ook nog belangrijke bedrijfsdata in een opslaglocatie in de cloud bewaard hebben. Wilt u dat deze data behouden blijft? Deel dit direct met ons! Wij kunnen middels een back-up abonnement deze data voor u bewaren, maar dit brengt wel maandelijkse kosten met zich mee. Kortom, als een medewerker uit dienst treedt is het van belang te bespreken wat er met de data moet gebeuren.

Komt er vervanging?

Word de oude medewerker direct of binnenkort vervangen door een nieuwe medewerker? Dan is het wellicht beter om de abonnementen en licenties juist niet op te zeggen. Want in dat geval koppelen we het nieuwe gebruikersaccount aan de licenties van de gebruiker die uit dienst gaat. 

Jaarcontracten?

Onze klanten nemen over het algemeen jaarcontracten af bij Microsoftdiensten. Het zou kunnen dat u tijdelijk nog doorbetaald voor een licentie van een medewerker die al uit dienst is. Deze licenties staan beschikbaar in de licentiepool. Als u een medewerker aanneemt is het dus belangrijk om te controleren of er nog licenties beschikbaar zijn in de pool.  

Informatie leidt tot het beste advies

Zoals u kunt lezen zijn er een hoop verschillende scenario’s te bedenken waarbij er verschillende handelingen moeten worden uitgevoerd. Daarom is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie met ons te delen over (aankomende) mutaties in uw personeelsbestand. Dit kan zowel u als ons een hoop tijd en onnodige administratiekosten schelen!