Je zakelijk mailaccount gebruiken voor privézaken: Niet doen!

Je zakelijk mailaccount gebruiken voor privézaken: Niet doen!

Jacintha van den Brink - 11 april 2024

Het lijkt misschien zo onschuldig. Je maakt een account aan voor Netflix of je regelt je belastingzaken met je DigiD met je zakelijke emailadres. Dat deze accounts gelinkt zijn aan je zakelijk mailadres lijkt niet zo’n probleem. Maar wat nou als je na de overname of de verkoop van je bedrijf geen toegang meer hebt tot deze accounts? 

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: zodra je tijdens of na de overname of verkoop geen toegang meer hebt tot je accounts, dan ben je al te laat. Uit ervaring weten wij dat de praktijk laat zien dat het veel gedoe geeft om weer bij bepaalde gegevens te komen. Het moment dat je je bedrijf verkoopt, dan is de domeinnaam daar onderdeel van met ook jouw e-mailadres. En alles wat aan het domein is gelinkt. 
 

Iedere entiteit een eigen omgeving
Je zakelijke mailadres gebruiken voor privézaken lijkt onschuldig, maar de gevolgen kunnen erg vervelend zijn. Stel nou dat je zakelijke e-mail is gekoppeld aan je DigiD, dan kan de nieuwe eigenaar met die mailbox bij jouw DigiD-gegevens. Iets wat je echt niet wil. Wat PWA altijd adviseert aan zijn klanten: richt voor iedere entiteit een eigen omgeving in. Denk aan: jijzelf als privépersoon, voor je holding en voor je bedrijfsactiviteiten, bijvoorbeeld e-mailadressen voor je werknemers. 

In het geval dat je meerdere bedrijven bezit, ook dan is het belangrijk dat ieder bedrijf zijn eigen tenant heeft, oftewel: een eigen omgeving waarbinnen alle onlinegegevens en services staan gelinkt. Dat lijkt misschien ingewikkeld, maar dat is het juist niet. De moderne werkplek is opgezet rondom Microsoft365. Binnen deze omgeving is het heel eenvoudig om je gegevens te beheren en diensten te gebruiken. Afhankelijk van de situatie kan PWA een nieuw omgeving binnen een paar uur voor je opzetten. 


Ga bewust om met data
Naast het onnodige extra werk om gegevens los te trekken, komt nog een ander belangrijk punt waarom je entiteiten goed moet organiseren: IT-compliance. ‘Compliant’ oftewel: handelen volgens de regels. Veel bedrijven slaan klantgegevens op. Belangrijk hierbij is dat je dit als ondernemer doet volgens de strenge voorschriften over je hoe je gegevens veilig opslaat én wanneer je deze gegevens mag delen. 

Wil je ontdekken of jij nog toegang hebt tot je privémailbox na uitdienst gaan of de verkoop van je bedrijf? Beantwoord dan onderstaande drie controle vragen:

  1. Is jouw domeinnaam eigendom van je bedrijf, holding of privé? 
  2. Krijg je in je zakelijk mailbox privéberichten binnen?
  3. Zijn er essentiële diensten, bijvoorbeeld DigiD, die afhankelijk zijn van je zakelijke e-mail?

Als je één of meerdere vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden, dan is het tijd voor actie. Laat dan zeker een privédomeinnaam vastleggen en neem contact op voor je eigen e-mailomgeving. 
 

De PWA Moderne Werkplek: volop overzicht en factuurgemak

De PWA Moderne Werkplek: volop overzicht en factuurgemak

Alles wat een medewerker nodig heeft voor een vast bedrag per maand. De PWA Moderne Werkplek is een complete set met de meest elementaire IT-voorzieningen, die afrekent met ingewikkelde factuurregels en die PWA-klanten de weg wijst in de alsmaar complexere wereld van IT.

Driekwart onze stroom uit zonne-energie

Driekwart onze stroom uit zonne-energie

PWA is aan het vergroenen! Afgelopen maand hebben we maar liefst 144 nieuwe zonnepanelen op ons dak geïnstalleerd. We halen hierdoor nu ruim driekwart van onze energiebehoefte uit zonne-energie. Een nieuwe mijlpaal nadat we twee jaar terug al van het gas af gingen.
Een tweede internetverbinding: nut of noodzaak?

Een tweede internetverbinding: nut of noodzaak?

Bedrijven gebruiken steeds meer applicaties in de cloud. Om te garanderen dat het internet er nooit 'uit' ligt, adviseert PWA een back-up verbinding, zoals een 5G datakaart of PWA's eigen 'draadloze' glasvezelnetwerk via straalzenders. Het kan al voor een paar tientjes per maand.

Overal internet via satellietinternetdienst Starlink

Overal internet via satellietinternetdienst Starlink

 

Elon Musk’s Starlink internet is de oplossing, wanneer u niet via een reguliere manier over snel internet kunt beschikken. PWA verzorgt de installatie voor u.

www.pwa.nl gebruikt cookies om de website te verbeteren en te analyseren, voor social media en om ervoor te zorgen dat je relevante advertenties te zien krijgt. Als je meer wilt weten over deze cookies, klik dan hier voor ons cookie beleid. Bij akkoord geef je www.pwa.nl toestemming voor het gebruik van cookies op onze website.
 Cookies NIET accepteren