Het lijkt misschien zo onschuldig. Je maakt een account aan voor Netflix of je regelt je belastingzaken met je DigiD met je zakelijke emailadres. Dat deze accounts gelinkt zijn aan je zakelijk mailadres lijkt niet zo’n probleem. Maar wat nou als je na de overname of de verkoop van je bedrijf geen toegang meer hebt tot deze accounts? 

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: zodra je tijdens of na de overname of verkoop geen toegang meer hebt tot je accounts, dan ben je al te laat. Uit ervaring weten wij dat de praktijk laat zien dat het veel gedoe geeft om weer bij bepaalde gegevens te komen. Het moment dat je je bedrijf verkoopt, dan is de domeinnaam daar onderdeel van met ook jouw e-mailadres. En alles wat aan het domein is gelinkt. 

Iedere entiteit een eigen omgeving
Je zakelijke mailadres gebruiken voor privézaken lijkt onschuldig, maar de gevolgen kunnen erg vervelend zijn. Stel nou dat je zakelijke e-mail is gekoppeld aan je DigiD, dan kan de nieuwe eigenaar met die mailbox bij jouw DigiD-gegevens. Iets wat je echt niet wil. Wat PWA altijd adviseert aan zijn klanten: richt voor iedere entiteit een eigen omgeving in. Denk aan: jijzelf als privépersoon, voor je holding en voor je bedrijfsactiviteiten, bijvoorbeeld e-mailadressen voor je werknemers. 

In het geval dat je meerdere bedrijven bezit, ook dan is het belangrijk dat ieder bedrijf zijn eigen tenant heeft, oftewel: een eigen omgeving waarbinnen alle onlinegegevens en services staan gelinkt. Dat lijkt misschien ingewikkeld, maar dat is het juist niet. De moderne werkplek is opgezet rondom Microsoft365. Binnen deze omgeving is het heel eenvoudig om je gegevens te beheren en diensten te gebruiken. Afhankelijk van de situatie kan PWA een nieuw omgeving binnen een paar uur voor je opzetten. 

Ga bewust om met data
Naast het onnodige extra werk om gegevens los te trekken, komt nog een ander belangrijk punt waarom je entiteiten goed moet organiseren: IT-compliance. ‘Compliant’ oftewel: handelen volgens de regels. Veel bedrijven slaan klantgegevens op. Belangrijk hierbij is dat je dit als ondernemer doet volgens de strenge voorschriften over je hoe je gegevens veilig opslaat én wanneer je deze gegevens mag delen. 

Wil je ontdekken of jij nog toegang hebt tot je privémailbox na uitdienst gaan of de verkoop van je bedrijf? Beantwoord dan onderstaande drie controle vragen:

1. Is jouw domeinnaam eigendom van je bedrijf, holding of privé? 
2. Krijg je in je zakelijk mailbox privéberichten binnen?
3. Zijn er essentiële diensten, bijvoorbeeld DigiD, die afhankelijk zijn van je zakelijke e-mail?
    

Als je één of meerdere vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden, dan is het tijd voor actie. Laat dan zeker een privédomeinnaam vastleggen en neem contact op voor je eigen e-mailomgeving.